Einleitung und Begriffsbestimmung

1. Allgemein

Im Rahmen unserer Vereinstätigkeit verarbeiten wir personenbezogene Daten von Ihnen. Diese werden von uns vertraulich behandelt und nach den geltenden Gesetzen – insbesondere der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu) – verarbeitet. Mit unseren Datenschutzbestimmungen wollen wir Sie informieren, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen erheben, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage wir sie verwenden und gegebenenfalls wem wir sie offenlegen. Darüber hinaus werden wir Ihnen erklären, welche Rechte Ihnen zur Wahrung und Durchsetzung Ihres Datenschutzes zustehen.

2. Begriffe

Unsere Datenschutzbestimmungen enthalten Fachbegriffe, die in der DSGVO und dem BDSG-neu stehen. Zu Ihrem besseren Verständnis wollen wir diese Begriffe in einfachen Worten vorab erklären:

2.1 „Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Angaben einer identifizierten Person können z.B. der Name oder die E-Mail-Adresse sein. Personenbezogen sind aber auch Daten, bei denen die Identität nicht unmittelbar ersichtlich ist, sich aber ermitteln lässt, indem man eigene oder fremde Informationen kombiniert und so erfährt, um wen es sich handelt. Eine Person wird z.B. über die Angabe ihrer Anschrift oder Bankverbindung, ihres Geburtsdatums oder Benutzernamens, ihrer IP-Adressen und/oder Standortdaten identifizierbar. Relevant sind hier alle Informationen, die in irgendeiner Weise einen Rückschluss auf eine Person zulassen. 

2.2 Unter einer „Verarbeitung“ versteht Art. 4 Nr. 2 DSGVO jeden Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Dies betrifft insbesondere das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung, Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung von personenbezogenen Daten.

Verantwortliche Stelle und Ansprechpartner

3. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist: 

Kleingartenverein: Kleingärtnerverein Hermannshöh e.V.
Gesetzlicher Vertreter: 1. Vorsitzender Joachim Holzki und Kassierer Patrick Schwitzky-Rupp, 2. Vorsitzender Bernd Hilbich und Schriftführer Bianka Eue
Anschrift: Am Lehmanger 1, 38120 Braunschweig
Telefon: 0531-842384
E-Mail: kgvhermannsh.bs@t-online.de

Verarbeitungsrahmen

4. Verarbeitungsrahmen

Im Rahmen unserer Vereinstätigkeit verarbeiten wir die nachfolgend unter Ziffer 5 – 9 im Einzelnen aufgeführten personenbezogenen Daten von Ihnen. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu den dort jeweils genannten Zwecken und ist durch die jeweils angegebene Rechtsgrundlage gedeckt. Diese Daten werden direkt bei Ihnen erhoben. Eine solche Direkterhebung liegt vor, wenn die personenbezogenen Daten mit Ihrer Kenntnis und Mitwirkung durch uns erhoben werden. Im Hinblick auf die unter Ziffer 5 – 9 beschriebene Verarbeitung findet eine Datenübermittlung in Drittstaaten nicht statt und ist auch nicht geplant.

5. Mitgliederverwaltung

5.1 Beschreibung der Verarbeitung: Mit Ihrem Aufnahmeantrag und während Ihrer Mitgliedschaft im Kleingärtnerverein (KGV) erheben und verarbeiten wir personenbezogene Daten von Ihnen (Name, Vorname, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Wohnort, Geburtsdatum, Vereinseintritt, Familienstand, Geschlecht, Telefon, E-Mail-Adresse, Bankverbindung, ggf. Vorstandsamt), die wir zur Erbringung der Leistungen Ihrer Mitgliedschaft in unserem KGV verwenden. 

5.1.1 Zweck: Die Verarbeitung der vorgenannten Daten (mit Ausnahme des Familienstandes) erfolgt zu folgendem Zweck: Erbringung und Verwaltung der Mitgliedschaft und ggf. Ausübung eines Vorstandsamtes im KGV.

5.1.2 Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung beruht auf folgender Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung oder -anbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Bereitstellung der Daten ist für den Vertragsabschluss erforderlich. Ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten können Sie kein Mitglied im KGV werden oder sein.

5.2 Beschreibung der Verarbeitung: Im Aufnahmeantrag haben Sie zudem die Möglichkeit, Ihren Familienstand anzugeben. Die Angabe dieses personenbezogenen Datums erfolgt freiwillig. Im Falle seiner Angabe wird es mit den übrigen in Ziff. 5.1 genannten Daten aus dem Mitgliederantrag verarbeitet.

5.2.1 Zweck: Die Verarbeitung des personenbezogenen Datums „Familienstand“ dient dazu, bei Ehrungen und an das Vereinsmitglied gerichteten Glückwünschen auch den Ehepartner mit zu berücksichtigen. Unser berechtigtes Interesse folgt aus dem vorgenannten Zweck, -sprich- aus Gründen der Höflichkeit sowie zum Zwecke der Vereinsbindung auch die Ehepartner bei Glückwünschen/Ehrungen mit einzubeziehen. 

5.2.2 Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung beruht auf folgender Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5.3 Beschreibung der Verarbeitung: Bei Ausübung eines Vorstandsamtes werden personenbezogene Daten von Ihnen (Vorstandsamt, Name, Vorname, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Wohnort, Geschlecht, E-Mail-Adresse) an den Landesverband Braunschweig der Gartenfreunde e. V., Rühmer Weg 50, 38112 Braunschweig weitergeleitet und die Daten Vorstandsamt, Name, Vorname (ggf. BildI) werden auf der Webseite dargestellt.

5.3.1 Zweck: Die Verarbeitung erfolgt zu folgendem Zweck: Als Mitglied des Landesverbandes Braunschweig der Gartenfreunde e.V. sind wir verpflichtet, unsere Vorstandsmitglieder dem Landesverband Braunschweig der Gartenfreunde e.V. zu melden. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, unsere bestehenden rechtlichen Verpflichtungen gegenüber dem Landesverband Braunschweig der Gartenfreunde e. V. zu erfüllen. Die Webseite dient der positiven Darstellung des Vereins nach außen und der Bekanntmachung von Ansprechpartnern.

5.3.2 Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung beruht auf folgender Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). 

5.4 Empfänger: Die personenbezogenen Daten werden zum oben genannten Zweck lediglich vereinsintern, d.h. durch den Vereinsvorsitzende/n, stellv. Vereinsvorsitzende/n, Schriftführer/in, Kassierer/in, Fachberater/in ggf. durch deren Stellvertreter verarbeitet. 

Bei Ausübung eines Vorstandsamtes werden personenbezogene Daten von Ihnen (Vorstandsamt, Name, Vorname, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Wohnort, Geschlecht, E-Mail-Adresse) an die Geschäftsführung (Vorsitzender, stellv. Vorsitzender sowie Mitarbeiter der Geschäftsstelle) des Landesverbandes Braunschweig der Gartenfreunde e. V., Rühmer Weg 50, 38112 Braunschweig, weitergeleitet. Im Falle der Webseite ist der Empfänger die allg. Öffentlichkeit (der Webseitenbesucher).

5.5 Speicherdauer: Ihre personenbezogenen Daten werden für die in Ziffer 5.1, 5.2 und 5.3 genannten Zwecke für die Dauer der Mitgliedschaft von uns verarbeitet. Nach Beendigung Ihrer Mitgliedschaft im KGV werden Ihre personenbezogenen Daten durch uns unverzüglich gelöscht, sofern wir nicht von Gesetzes wegen zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind (insbesondere aus steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten) oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen befugt sind. Die Verarbeitung des freiwillig angegebenen personenbezogenen Datums „Familienstand“ wird im Falle eines Widerspruchs unverzüglich gelöscht.

6. Bezug der Zeitschrift “Gartenfreud”

6.1 Beschreibung der Verarbeitung: Zu Ihrer Mitgliedschaft gehört gemäß Vereinssatzung der Bezug der Verbandszeitschrift „Gartenfreund“ des Landesverbandes Braunschweig der Gartenfreunde e. V. Wir erheben und verarbeiten in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten von Ihnen (Vorstandsamt, Namen, Vornamen, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Wohnort, E-Mail), die wir zur Abwicklung des postalischen Versands bzw. des Online-Bezuges dieser Zeitschrift verwenden.

6.2 Zweck: Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu folgendem Zweck: Übermittlung Ihrer Daten an den Verlag W. Wächter GmbH, Elsasser Str. 41, 28211 Bremen, zum Versand der Verbandszeitschrift „Gartenfreund“.

6.3 Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung ist zur Erfüllung eines Teils der mit der Mitgliedschaft im KGV verbundenen Leistungen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

6.4 Empfänger: Verlag W. Wächter GmbH, Elsässer Str. 41, 28211 Bremen.

6.5 Speicherdauer: Ihre personenbezogenen Daten werden für den in Ziffer 6.2 genannten Zweck für die Dauer der Mitgliedschaft verarbeitet. Nach Beendigung Ihrer Mitgliedschaft im KGV werden Ihre personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht, sofern wir nicht von Gesetzes wegen zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind (insbesondere aus steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten) oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen befugt sind.

7. Pachtverwaltung

7.1 Beschreibung der Verarbeitung: Wenn Sie als Vereinsmitglied einen Einzelpachtvertrag mit uns über eine Kleingartenparzelle mit dem Verein (KGV) abschließen, verarbeiten wir personenbezogene Daten von Ihnen (Name, Vorname, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Wohnort, Geburtsdatum, Nummer der Gartenparzelle, ggf. Telefon, E-Mail-Adresse, Bankverbindung), die wir zur vertraglichen Erfüllung verwenden.

7.2 Zweck: Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Abschluss des Einzelpachtvertrages und zur Erbringung und Abwicklung der vertraglich geschuldeten Leistungen.

7.3 Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung beruht auf folgender Rechtsgrundlage: Vertragsabschluss und -erfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten können Sie keinen Einzelpachtvertrag mit uns abschließen und wir die vertraglichen Leistungen nicht erbringen.

7.4 Empfänger: Die personenbezogenen Daten werden zum oben genannten Zweck lediglich vereinsintern, d.h. durch alle Vorstandsmitglieder verwendet.

7.5 Speicherdauer: Ihre personenbezogenen Daten werden für den in Ziffer 7.2 genannten Zweck für die Dauer des Pachtvertrages von uns verarbeitet. Nach Beendigung des Pachtvertrages werden Ihre personenbezogenen Daten durch uns unverzüglich gelöscht, sofern wir nicht von Gesetzes wegen zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind (insbesondere aus steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten) oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen befugt sind.

8. Versicherungsverwaltung

8.1 Beschreibung der Verarbeitung: Wenn Sie als Vereinsmitglied gemäß § 6 Abs. 4 c der Vereinssatzung an den Gruppen- und/oder Rahmenverträgen des Landesverbandes Braunschweig der Gartenfreunde e. V. teilnehmen, verarbeiten wir personenbezogene Daten von Ihnen (Name, Vorname und Nummer der Kleingartenparzelle), um Sie in die Gruppen- bzw. Rahmenverträge aufzunehmen. Im Rahmen der Bearbeitung von Schadenfällen sowie deren Regulierung verarbeiten wir zusätzlich folgende Daten von Ihnen: Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Telefon, E-Mail.

8.2 Zweck: Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu folgendem Zweck: Übermittlung Ihrer Daten an die Geschäftsführung (Vorsitzender, stellv. Vorsitzender sowie Mitarbeiter der Geschäftsstelle) des Landesverbandes Braunschweig der Gartenfreunde e. V. zur Einbeziehung in die Gruppenversicherungsverträge sowie der Schadenbearbeitung.

8.3 Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung ist zur Erfüllung eines Teils der mit der Mitgliedschaft im KGV verbundenen Leistungen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

8.4 Empfänger: Geschäftsführung (Vorsitzender, stellv. Vorsitzender sowie Mitarbeiter der Geschäftsstelle) des Landesverbandes Braunschweig der Gartenfreunde e. V. 

8.5 Speicherdauer: Ihre personenbezogenen Daten werden für den in Ziffer 8.2 genannten Zweck für die Dauer der Mitgliedschaft vom Landesverband Braunschweig der Gartenfreunde e. V. verarbeitet. Nach Beendigung Ihrer Mitgliedschaft im KGV werden Ihre personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht, sofern wir nicht von Gesetzes wegen zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind (insbesondere aus steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten) oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen befugt sind.

9. Datenverarbeitung aufgrund vertraglicher und gesetzlicher Verpflichtungen

9.1 Beschreibung der Verarbeitung: Wenn Sie als Vereinsmitglied einen Einzelpachtvertrag über eine Kleingartenparzelle mit uns abgeschlossen haben und ggf. über einen Wasseranschluss, Stromanschluss, Brunnen, Sammelgrube verfügen, verarbeiten wir personenbezogene Daten von Ihnen (Name, Vorname, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Wohnort, Nummer der Kleingartenparzelle, Typbezeichnung des Strom-, Wasserzählers, Sammelgrube, ggf. den Standort eines Brunnens), um die jeweils gültigen gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen.

9.2 Zweck: Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu folgendem Zweck: Übermittlung Ihrer Daten an die zuständigen Behörden, Grundstückseigentümer bzw. Verpächter aufgrund der gesetzlichen Regelungen.

9.3 Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung ist zur Erfüllung eines Teils der mit dem Einzelpachtvertrag im KGV verbundenen Leistungen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

9.4 Empfänger: Behörden (Gesundheitsämter, Eichämter, Versorger), Grundstückseigentümer bzw. Verpächter.

9.5 Speicherdauer: Ihre personenbezogenen Daten werden für den in Ziffer 9.2 genannten Zweck für die Dauer des Pachtvertrages von uns verarbeitet. Nach Beendigung des Pachtvertrages werden Ihre personenbezogenen Daten durch uns unverzüglich gelöscht, sofern wir nicht von Gesetzes wegen zu einer längeren Speicherung  verpflichtet sind (insbesondere aus steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten) oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen befugt sind.

Ihre Rechte

10. Betroffenenrechte

Im Hinblick auf die oben beschriebene Datenverarbeitung durch unseren Verein stehen Ihnen die folgenden Betroffenenrechte zu:

10.1 Auskunft (Art. 15 DSGVO). Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir die Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten. Ist dies der Fall, so hat sie unter den in Art. 15 DSGVO genannten Voraussetzungen ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im Einzelnen aufgeführten Informationen.

10.2 Berichtigung (Art. 16 DSGVO). Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

10.3 Löschung (Art. 17 DSGVO). Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn Ihre Daten für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden.

10.4 Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DSGVO). Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z.B. wenn Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestreiten, wird die Datenverarbeitung für die Dauer eingeschränkt, die uns die Überprüfung der Richtigkeit Ihrer Daten ermöglicht.

10.5 Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Sie haben das Recht, unter den in Art. 20 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen, die Herausgabe der Sie betreffenden Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu verlangen.

10.6 Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Sie haben das Recht, bei einer Verarbeitung, die auf einer Einwilligung beruht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf gilt ab dem Zeitpunkt seiner Geltendmachung. Er wirkt mit anderen Worten für die Zukunft. Die Verarbeitung wird durch den Widerruf der Einwilligung also nicht rückwirkend rechtswidrig.

10.7 Beschwerde (Art. 77 DSGVO). Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Sie können dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem EU-Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen. In Niedersachsen ist die zuständige Aufsichtsbehörde: 

Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen; Prinzenstraße 5; 30159 Hannover 

Telefonnr. 0511/120-4500; E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

10.8 Verbot automatisierter Entscheidungen/Profiling (Art. 22 DSGVO). Entscheidungen, die für Sie rechtliche Folgen nach sich ziehen oder Sie erheblich beeinträchtigen, dürfen nicht ausschließlich auf eine automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten – einschließlich eines Profiling – gestützt werden. Wir teilen Ihnen mit, dass wir im Hinblick auf Ihre personenbezogenen Daten keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling einsetzen.

10.9 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO). Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen auf Grundlage von 

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (zur Wahrung überwiegender berechtigten Interessen) verarbeiten, haben Sie das Recht, unter den in Art. 21 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen dagegen Widerspruch einzulegen. Dies gilt jedoch nur, soweit Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Nach einem Widerspruch verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Wir müssen die Verarbeitung ebenfalls nicht einstellen, wenn sie der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. In jedem Fall – auch unabhängig von einer besonderen Situation – haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Direktwerbung einzulegen.